Küçük veya büyük işletme fark etmeksizin ön muhasebenin oldukça dikkat edilmesi gereken bir konu olduğunun bilinmesi lazımdır. Geleneksel yöntemlerden faydalanılarak tutulan ön muhasebe birtakım hataların yapılması mümkündür. Dolayısıyla gelişmiş ön muhasebe programları kullanarak; daha güvenli ve verimli şekilde ön muhasebe tutulabilir. Ancak bununla ilgili izlenecek yol ve yöntemin bilinmesi gerekiyor. Ön muhasebenin nasıl tutulması gerektiğine dair en önemli bilgileri derledik!
Ön muhasebenin nasılı…
- İşletmenin tedarikçilerden aldığı ürün veya hizmetlerin tüm fatura veya irsaliyelerinin muhafaza edilmesi lazımdır. Bunların hem ön muhasebe programına girilmesi, hem de dosyalanması gerekiyor.
- Satıcılara veya tedarikçilere yapılacak ödemelerin çekle, EFT ile veya nakit yapılması durumunda ödemeye dair belgelerin temin edilip, saklanması gereklidir.
- Ulaşan fatura ve irsaliyelerin kontrol edilmesi gerekiyor. Fatura irsaliye karşılaştırılması atlanmayacak bir husustur. Ya da, gelen irsaliyeyle verilen siparişin kontrolleri yapılmalıdır.
- Hizmet veya mal teslim alınırken kontrol edilmeli, hatalı, kusurlu veya eksik parçaların tutanakları tutularak yetkili imzalarla birlikte muhasebe birimine teslim edilmelidir.
- İşletmenin ürettiği ürün veya sunduğu hizmetin herhangi bir sebepten ötürü geri iadesi mümkün olabiliyor. Bu gibi konularla ilgili süreçlerin takip edilerek; yapılacak ödemelerin listesinin tutulması lazımdır.
- Tedarik edilen demirbaşlarla ilgili faturaların ve bunlara dair garanti sözleşmesi gibi belgelerin mutlaka dosyalanması gerekiyor.
- İşletme için yapılan harcama ve giderlerin listesi yapılmalıdır. Bunların ilgili muhasebe programında veya formatı belirlenmiş Excel gibi daha basit programlarda saklanması, hatta yedeklenmesi önem ifade ediyor.
- Aylık maaş ödemeleri sonrasında muhasebeden bordro ve personelle ilgili ödeme pusula belgelerinin alınması lazımdır.
- Personelle ilgili izin belgesi ve izin defter tutanaklarının imzalanmasına dikkat edilmelidir. İzne çıkacak personelin dilekçe ve imza ile ilgili işlemlerinin takip edilmesi önemlidir.
- Çalışanın aldığı raporların belgelenmesi ve muhasebeye ulaştırılması gerekiyorsa, teslimin yapılmasına dikkat edilmelidir.
- Çalışanların özlük bilgileri, sözleşmeleri, izin bildirgeleri, çalışma saatleri, ayrılış evrakları gibi bilgiler düzenle muhafaza edilmelidir.
- Resmi evrak veya bu kapsama giren belgelerin tutulması, muhasebeyi de ilgilendirecek olanlarının ilgili departmana tesliminin yapılması lazımdır.
- Banka ve kamu kurumlarından gelen belgelerin üzerine alınan tarihin işlenmesi gerekiyor. Tebellüğ denilen bu hususun asla atlanmaması önemlidir. Alınan belgenin, genel muhasebeye de gönderilmesine dikkat edilmelidir.
- İşletme adına yapılacak ödemeler de mutlaka belgesiz hareket edilmemesine önem verilmelidir. Ödemenin belgelendirilmesi ve icap ediyorsa ödeme yapılmadan önce yetkili kişiden bilgi alınması lazımdır.
- Denetleme ve banka gibi kurumlardan gelen kişilerin telefon ve isim bilgilerinin alınması gerekiyor. Bunların ilgili departmana bildirilmesine de dikkat edilmelidir.
- Cari hesapla ilgili işlemlerin hepsinden genel muhasebedeki ilgili bölümün haberdar olunması sağlanmalıdır. Buradaki işlemlerin bir kopyasının ilgili kişilere gönderilmesi sağlanabilir.
- Bankalardan gelen bilgi ve belgelerin genel muhasebe birimiyle de paylaşılması gerekiyor.
- Kamu kurumlarına veya banka gibi kuruluşlara işletme adına gönderilecek belgelerin kopyasının alınıp, dosyalanmasına dikkat edilmelidir.
- Şirket için önem ifade eden ön muhasebenin tuttuğu belgeleri kaliteli dosyalarda saklanması önem ifade ediyor. Saklanma koşullarının da iyi olmasına önem verilmelidir.
- Şirkette yer alan demirbaşların ve bunların kimin tasarrufunda olduğuna dair notların saklanması lazımdır.
- Şirket tarafından sunucu gibi bilgi teknolojilerini ifade eden yazılımlar için belirlenen şifrelerin saklanmasına dikkat edilmelidir.
- Demirbaşlarla ilgili kaybolma, kırılma veya daha farklı problemlerin kayıt altına alınması ve herhangi bir ek masrafın yazılması gerekiyor.
- Faturaların takip edilmesi ve zamanında gelmeyen faturaların rapor edilmesi gerekiyor. Zamanından önce ulaşmayan ancak geç ulaşan faturaların alımı konusunda muhasebe birimiyle iletişim kurulmasına özen gösterilmelidir.
- Muhasebe bölümüyle kurulan iletişimin kayıt altına alınabilmesi adına şirket içi haberleşme biriminin kullanılması gereklidir. Yapılan konuşmaların çıktısı alınarak dosyalanabilir.
